電話の受け方/とり方のビジネスマナー

知って得する冠婚葬祭マナー

ビジネスマナー 電話 マナー



 電話応対の流れと受け手のマナー

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電話を受けるときは、次の手順で受け、失礼のない応対をしましょう。


  1. コール3回以内に出る

    
ベルを3回以上鳴らすのは会社の恥といわれております。
     電話が鳴ったら、直ぐに受話器を取るようにしましょう。

     3回以内で出られなかったときは、
「お待たせしました」とひと言添え、
     5回以上鳴ってしまった場合は、
「お待たせして申し訳ありません」
     おわびのことばを述べます。

     ダイヤルインで担当の部署の人がだれもいない場合でも、
     近くにいる人がすみやかに出るようにしましょう。

  2. 社名はこちらから名乗る

    受話器を取ったら、
「はい、○○会社でございます」 と、社名を告げます。
    このとき、午前11時までなら
「おはようございます」 と言ってから名乗ると
    感じがよいものです。

    営業部や商店の場合は、時間帯にかかわらず、
「お電話ありがとうございます」
     とひと言添えると高感度が高まります。

   3. 相手を確認し、挨拶をする

    相手が名乗ったら、
「いつもお世話になっております」 と挨拶します。
    初めての人にも、
「お世話になります」 と挨拶をするのがマナーです。

    相手が名乗らない場合は、
「失礼ですが、どちら様でしょうか」 とたずね、
    確認するようにしましょう。

    その後、状況に応じてほかの人に電話を取り次ぐか、自分で応対しましょう。


【メモ】 外出している上司や社員から電話が入ったときは、「お疲れさまです」
     とねぎらいのことばをかけましょう。伝言の有無を問う電話の場合は、
     「確かめますのでお待ちください」 と言って当人の机に急ぎ、伝言メモ
     があれば、それを電話口で読み上げます。それから、周囲の人たちに、
     「○○さんに連絡することはありませんか」 と必ずたずねるようにしましょう。

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電話を取るときのタブー
  • 食べ物を口に入れたまま受話器を取る
  • 人と話をしながら受話器を取る
  • ふんぞり返ったり、足を机の上にのせたまま受話器を取る
  • 下を向いて仕事をしながら受話器を取る(下をむいたままでは声が暗くなる)


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