案内状と招待状の書き方と文例集(例文)

知って得する冠婚葬祭マナー

案内状と招待状の書き方/文例集


人を招くための案内状招待状は、相手が 「ぜひ出席したい」 と思えるような魅力のある文面にすることがポイントです。
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 ◆さまざまな生活シーンでの案内状・招待状 文例/例文

 行事の目的に合わせて表現や構成を変える

案内状と招待状の違いを厳密にいえば、
前者はお知らせ≠ナ、後者はお招きになります。
しかし、行事などの案内状は参加を呼びかけるもので、招待状と同様の意味をもちますから、
両者の使い分けをそれほど意識する必要はありません。

大切なのは、読んだ人を 「出席したい」 という気にさせるだけの訴求力のある文面にすることです。

それには、行事の趣旨に合わせて表現や構成を変える必要があります。
忘年会やクラス会などの集まりなら堅苦しい表現は避け、会社の創立記念祝賀会のような
改まった催しでは形式を重んじて書く、
というように行事にふさわしいスタイルを心がけましょう。

日時や場所、会費などについては、主文のなかで述べると紛らわしくなりますから、
挨拶文の後に別記としてまとめます。

出欠の返事についてのお願いや服装についての要望、駐車場の有無などの副次的な用件は、
末尾に小さな字で添え書きするのが慣例です。

会場までの交通手段や所要時間、案内図なども添えると親切です。
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 返信用はがきを同封するときのマナー

会場の準備や食事の手配などで、事前に出欠の確認が必要な場合は、返信用はがきを
同封するのが礼儀です。

返信用はがきには住所と宛名を書き、切手も貼って、相手が必要事項を記入するだけで
投函できる状態にしておきます。

締切り期日を案内状に明記しておくことも忘れてはいけません。

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 歓迎会・送別会の案内状の注意点

歓迎会の案内状では、新たに加わる人への期待感や喜びを表すことばをひと言添えたい
ものです。
ただし、あまり大げさな表現になるとそらぞらしくなりますから、注意が必要です。

送別会の場合は、今後への期待感を強調して、文面が明るくなるようにしましょう。
また、その人が去る理由については、喜ばしい理由以外は、あまり詳しく触れないのが
礼儀です。



 ひとりでも多くの人に参加してもらうためには

案内状は事務的なものになりがちですが、より多くの人に参加してもらいたいときは、
温もりの感じられる文面にするのが秘訣です。

あるデパートでは、顧客に出すダイレクトメールを、印刷ではなく
一枚一枚手書きにしたと
ころ、それだけで売上げが急増したといいます。

案内状の場合も、
「お待ちしています」 というコメントを手書きで加えるのも効果的です。


 重要儀礼の招待状のしきたり

儀礼的な行事の招待状は、二つ折りの白いカードに文面を印刷して、
角封筒に入れて出すのが一般的です。

この場合、右面に挨拶文を書き、左面に 「記」 として日時や会場などを記します。

出欠の返事などの
必要事項はそのあとに添え書きの形でまとめます。



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