電話マナー〜かけ方と手順

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 電話をかけるときの手順とマナー

電話をかけるときは、つぎのような手順でかけるのがマナーです。



  1.社名と姓を名乗り、挨拶する

    相手が電話に出て名乗ったら、
    
「○○社の○○と申します。
    いつもお世話になっております」
と挨拶します。

    相手が先に挨拶した場合は、
    
「こちらこそいつもお世話になっております」 と返 します。
    朝なら、
「おはようございます」 の挨拶も忘れないようにしましょう。

    相手が社名を名乗らない場合は、
    
「○○さんでいらっしゃいますか」 とたずねてから名乗り、挨拶をします。

  2.担当者に取り次いでもらう

    挨拶を交わしたら、
    
「恐れ入りますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか」
    と取り次いでほしい相手の姓を告げます。

    取り次いでほしい人が役職者の場合は、

    「部長の○○様はいらっしゃいますか」
のようにたずねます。
   ○○部長様(さん)≠ナもよいのですが役職名に敬称をつけるのは二重敬語になり、
    本来は正しい言い方ではありません。

    なお、久しぶりに電話をするような場合は、相手の役職が変わっていることもあります。
    相手を前の役職名で呼んでは失礼になりますから、電話を受けた人に、
「○○様の役
    職は営業部長でよろしいでしょうか」
とたずねたほうがよいでしょう。


   3.担当者に挨拶し、用件を切り出す

    相手が電話に出たら、
「○○部長様でいらっしゃいますか」と確認します。
    次にもう一度自分の社名と姓を告げ、挨拶を述べます。

    用件に入るときは、
「いま、お時間よろしいでしょうか」 と相手の都合をうかがい、
    
「どうぞ」 といわれたら 「○○の件ですが」 と前置きしてから本題に入ります。

    相手に何か資料を見てもらいたいときは、
    
「お手元に○○の件の資料はございますか」と確認します。

    話が込み入っている場合は、結論や報告を先に述べ、それから経緯や理由を説明
    するようにしましょう。

    用件がすんだら
「失礼いたします」 と挨拶して、静かに受話器を置きます。



【メモ】
 留守番電話にメッセージを吹き込む場合は、社名と自分の姓を名乗り、
     挨拶をしてから用件を手短に話します。ピーッという発信音が鳴る前に
     話し出したり、早口で話すと聞き取れないことがありますから、ゆっくりと、
     明確に話すようにしましょう。
     また、留守番電話とわかると、無言のまま電話を切ってしまう人がいますが、
     これは避けたいものです。

     せめて
「○○でございます。またお電話いたします」だけでも吹き込むようにしましょう。

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