電話の取り次ぎ方マナー

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 名指しされた人が電話に出られないときは?

当人がすぐに電話に出られない場合は、
それぞれの状況に合わせて応答しなければなりません。


1. 仕事で外出中の場合は?

当人が不在のときは、
「あいにく鈴木はただいま外出しておりまして、
3時頃に戻る予定になっております」


のように告げ、伝言の有無をたずねます。

>>伝言の受け方はこちら


2. ほかの電話に出ているときは?

当人が電話中の場合は、
「あいにく鈴木はほかの電話に出ておりますが、お急ぎでしょうか」 とたずねます。
先方が待つというのであれば、そのまま待ってもらいますが、
電話がすぐに終わりそうもないときは、再度、
「申しわけございません。電話が長引きそうですので、
こちらからお電話を差し上げましょうか」
と相手の意向をたずねます。

当人には、「○○さんからお電話が入っています」のようにメモ用紙に書いて渡します。


3. 接客中の場合は?

当人が接客中の場合も、
「あいにく鈴木は接客中でございますが、お急ぎでしょうか」 と同様にたずねます。

急ぎの用件でこのまま待つという場合は、
「すぐに連絡いたしますので、お待ちください」 といって電話を保留にします。
そして、メモ用紙に相手の名前と急用である旨を、見やすいように大きめの文字で
はっきり書き、応接室へ急ぎます。
応接室では、来客に会釈して、
「お話中、失礼いたします」とことわってから当人に
メモを見せ、了解したら、来客に
「失礼いたしました」と一礼して下がります。

 鈴木部長
 ○○物産 △△様より 2番に
 お電話が入っております。
 至急の用件ということですが
 いかがなさいますか?
電話中や接客中に電話がかかってきたときの、
当人に渡すメモ書きの一例


4. 欠勤しているときは?

病気などで休んでいるときは、
「あいにく鈴木は、本日休んでおりますが」と伝えます。
「お休みをいただいておりますが」 という人もいますが、休みをもらっているのは相手
からではなく自社からですので、敬語を使うのは違和感を与えます。
また、欠勤の理由を伝える必要はありません。

身内の不幸などで数日間欠勤する場合は、
「○日まで出張しております。お急ぎでしたら鈴木から連絡させていただきますが」
のように、ほかの口実を使ったほうがよいでしょう。
当人と個人的に親しい人であれば、本当の理由を伝えてもかまいません。



5. 遅刻している場合は?

遅刻していることをあからさまに告げたのでは、
時間にルーズな会社という印象をもたれかねませんから、
「本日、鈴木はほかを回りまして、○時に出社する予定になっておりますが」
のように伝えましょう。


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