電話の取り次ぎ方

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 当人が在席していても意向を確認してから取り次ぐ

相手から「鈴木さんはいらっしゃいますか」と言われたときは、
「鈴木でございますね。少々お待ちください」 と受けて、電話を保留にします。

当人が在席していても、すぐに
「はい、代わりますのでお待ちください」と答えるのは適切ではありません。

忙しいときに、仕事外のセールスの電話などは、
当人には迷惑な場合もありますから、だれでもかれでも
取り次げばよいというものではありません。

「鈴木さんに、○○社の△△さんからお電話です」
と伝え、当人が出る意思を示したらそのまま電話を回します。

もし、職場に同姓の人が複数いて、
どちらを指名しているのかわからない場合は、

「鈴木はふたりおりますが、男性でしょうか、女性でしょうか」
と聞くか、同姓なら

「鈴木○○でしょうか、鈴木△△でしょうか」

のように聞くとよいでしょう。

自分にかかってきた場合は、
「はい私、山本でございます。いつもお世話になっております」
のように元気よく名乗って挨拶をしましょう。

相手が特定の人を名指ししなかった場合は、用件を聞き、
「担当の者と代わりますので、お待ちください」
と言って適切な人に取り次ぎます。

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