電話マナー～かけ方と手順
電話をかけるときの手順とマナー
電話をかけるときは、つぎのような手順でかけるのがマナーです。
- 社名と姓を名乗り、挨拶する～相手が電話に出て名乗ったら、「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております」と挨拶します。
相手が先に挨拶した場合は、「こちらこそいつもお世話になっております」 と返 します。朝なら、「おはようございます」 の挨拶も忘れないようにしましょう。
相手が社名を名乗らない場合は、「○○さんでいらっしゃいますか」 とたずねてから名乗り、挨拶をします。
- 担当者に取り次いでもらう～挨拶を交わしたら、「恐れ入りますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか」と取り次いでほしい相手の姓を告げます。
取り次いでほしい人が役職者の場合は、「部長の○○様はいらっしゃいますか」のようにたずねます。〝○○部長様（さん）〟でもよいのですが役職名に敬称をつけるのは二重敬語になり、本来は正しい言い方ではありません。
なお、久しぶりに電話をするような場合は、相手の役職が変わっていることもあります。相手を前の役職名で呼んでは失礼になりますから、電話を受けた人に、「○○様の役職は営業部長でよろしいでしょうか」 とたずねたほうがよいでしょう。
- 担当者に挨拶し、用件を切り出す～相手が電話に出たら、「○○部長様でいらっしゃいますか」と確認します。次にもう一度自分の社名と姓を告げ、挨拶を述べます。用件に入るときは、「いま、お時間よろしいでしょうか」 と相手の都合をうかがい、「どうぞ」 といわれたら 「○○の件ですが」 と前置きしてから本題に入ります。
相手に何か資料を見てもらいたいときは、「お手元に○○の件の資料はございますか」と確認します。話が込み入っている場合は、結論や報告を先に述べ、それから経緯や理由を説明するようにしましょう。用件がすんだら 「失礼いたします」 と挨拶して、静かに受話器を置きます。
【メモ】 留守番電話にメッセージを吹き込む場合は、社名と自分の姓を名乗り、挨拶をしてから用件を手短に話します。ピーッという発信音が鳴る前に話し出したり、早口で話すと聞き取れないことがありますから、ゆっくりと、明確に話すようにしましょう。また、留守番電話とわかると、無言のまま電話を切ってしまう人がいますが、これは避けたいものです。せめて「○○でございます。またお電話いたします」だけでも吹き込むようにしましょう。